'Uw ogen voor de kleine lettertjes'

SEPA: bent u al klaar?

Gepost op zondag 13 oktober, 2013

Op 1 februari 2014 is het zover: op die datum moeten alle banken, bedrijven en consumenten voor eurobetalingen in de Europese Unie zijn overgeschakeld op IBAN (het langere bankrekeningnummer) en de Europese betaalproducten (overschrijving en incasso). Die overgang gaat niet vanzelf. Alle rekeningnummers wijzigen, er dient een nieuw contract met uw bank gesloten te worden en de regelgeving over automatische incasso wijzigt. Bankrekeningnummers kunnen in uw bedrijf overal voorkomen. Naast de aanpassing van uw eigen bankrekeningnummer op uitlatingen naar buiten toe (website, briefpapier, facturen) moet u ook in het bezit zien te komen van alle IBAN rekeningnummers van uw klanten. De banken ondersteunen overigens wel het omnummeren. Maar mogelijk werkt u met allerlei software waarin bankrekeningnummers zijn opgenomen. Al die systemen zullen aangepast moeten worden.

En als u gebruik maakt van automatische incasso dan dient er erop te letten dat u voor nieuwe incasso’s een SEPA machtiging regelt (mandatering). De teksten die u klanten laat ondertekenen voor de automatische incasso dienen dus te wijzigen. De gegevens die u vast dient te leggen worden uitgebreid, er komt een termijn van 8 weken waarbinnen het bedrag kan worden teruggeboekt.  Verder wordt u verplicht om in principe twee weken voor incasso een aankondiging te doen als u automatisch een bedrag incasseert. Dit heet prenotificatie. Bij doorlopende incasso’s is het wel mogelijk om bij aanvang éénmalig een vooraankondiging te doen van de incasso, maar u dient er wel goed naar te kijken of u kunt volstaan met een éénmalige aankondiging en of u toch niet periodiek de incasso moet melden.

Laat u niet verrassen door SEPA en zorg ervoor dus uw bedrijf er klaar voor is.